Informatie betreffende de verwerking van persoonsgegevens  

Met de term “verwerking” bedoelen we alle bewerkingen met betrekking tot de persoonsgegevens, zoals het verzamelen, het bewaren, het raadplegen, het gebruiken, het gebruiken voor communicatiedoeleinden, het wissen, het archiveren of het vernietigen van deze gegevens.  

De Vrienden van de Stedelijke Musea te Brugge  met maatschappelijke zetel te 8000 Brugge, Dijver 12 is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Vragen betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens kan u richten aan bovenstaand adres of aan het e-mailadres info@vsmb.be   

  

1.     Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt? 

Persoonsgegevens omvatten alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.  

 

Wij verwerken de persoonsgegevens die u eerder aan ons heeft bezorgd, zoals de gegevens betreffende uw lidmaatschap (bijv. Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, vriendenpasnummer) en de gegevens die wij mochten ontvangen in het kader van uw deelname aan een van onze evenementen of activiteiten. 

Wij doen slechts beroep op geautomatiseerde besluitvorming, wanneer dit strikt noodzakelijk is – bij een bevestiging of activatie van het lidmaatschap – of wanneer u hiervoor uw toestemming heeft verleend.  

Wij verwerken geen “gevoelige persoonsgegevens”, zoals uw ras of etnische afkomst, uw politieke opvattingen, uw religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gegevens betreffende uw seksueel gedrag of seksuele geaardheid of uw gezondheidsgegevens. Indien wij op een bepaald moment deze gegevens toch zouden moeten verwerken, dan doen wij dit slechts na uw uitdrukkelijk toestemming en voor specifieke doeleinden die u vooraf worden toegelicht.

2.     Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens, die u aan ons overmaakt? 

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:  

 

·         In het kader van onze relatie en de diensten die wij aan u verstrekken (bijv. het gebruik van uw telefoonnummer in het kader van een reservatie voor een van onze evenementen of activiteiten, een tevredenheidsenquête met het oog op het verbeteren van onze diensten); 

·          De doeleinden waarvoor u uw toestemming heeft verleend (bijv. uw e-mailadres wanneer u heeft aangegeven via elektronische post flashmail te willen ontvangen betreffende onze evenementen of activiteiten);  

·       Het uitvoeren van statistische analyses (bijv. het gebruik van geanonimiseerde gegevens voor het beoordelen van de deelnames aan onze evenementen, het verwerken van statistische analyses bij flashmails); 

·         Om te voldoen aan wettelijke of reglementaire bepalingen die op ons van toepassing zijn; 

·         Wanneer wij een legitiem belang hebben, meer bepaald in het kader van preventie en bestrijding van fraude. Hierbij respecteren wij het evenwicht tussen onze belangen en het respect van het privéleven.


Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken: 

·         Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres,  

·         Privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mail adres 

·         Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit 

·         Interesses  

·         Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …) 

·         Aanwezigheid 

·         Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …) 

·         We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen of federaties.  

In het kader van bovenstaande doeleinden, kunnen wij uw gegevens overdragen aan onze partners. 

Wij dragen uw gegevens niet over aan derden, behalve 

·         Wanneer wetgeving ons verplicht om deze gegevens over te maken 

·         Wanneer de overdracht wettelijk is toegestaan 

·         Aan verwerkers, wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening (bijv. het versturen van info@vsmb en Museumbulletin.) 

·         Om de gegevens up-to-date te houden (vb: communicatie aan Bpost van uw adreswijziging nadat wij een retourzending hebben ontvangen.) 

·         Indien u voorafgaandelijk uw toestemming verleende.   

Indien de verwerking van persoonsgegevens, in voorkomend geval via een verwerker, impliceert dat uw gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Unie, zullen wij passende maatregelen nemen opdat uw gegevens overeenkomstig de Europese regelgeving worden beschermd.  

Wij verzekeren ons ervan dat derden, aan wie uw persoonsgegevens worden doorgegeven, deze gegevens veilig behandelen en de nodige maatregelen nemen om de gegevens te beschermen, net zoals wij ook doen.  

  

3.     Hoe beschermen wij uw gegevens en hoe lang bewaren we ze? 

 

Wij nemen alle passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. 

 

VSMB  zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Gezien de aard van onze dienstverlening, houden wij uw gegevens bij voor de ledenadministratie tot u bij ons een verzoek indient om deze te verwijderen. Het vriendenpasnummer dat u bij inschrijving in onze vereniging ontvangt, blijft aan u verbonden, ook na stopzetting van het lidmaatschap. Als u later opnieuw inschrijft, bekomt u uw oude lidnummer dus terug.
 

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkingsdoeleinden waarvoor zij werden verzameld. Deze termijn varieert in functie van de doeleinden, zoals bijvoorbeeld: 

·         7 jaar voor boekhoudkundige en fiscale documenten; 

·         8 jaar na het einde van de contractuele relatie voor het bewaren van bewijs in rechtzaken; 

·         In sommige gevallen kan deze termijn worden verlengd, meer bepaald om wettelijke verplichtingen na te komen of in geval van een geschil. 

·         Bij het einde van deze bewaartermijn, worden de persoonsgegevens geanonimiseerd, verwijderd of onbruikbaar gemaakt. 
 

4.     Beveiliging van de gegevens

 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…) 

 

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:  

•    Alle personen die namens VSMB van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
•    We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; 

•    We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 

•    Encryptie van de harde schijven van onze laptops 

•    Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’. 

•    Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens op een losse, geëncrypteerde schijf volgens het DL3 FE (FIPS Edition) protocol om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 

•    Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid. 

•    Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.  

•    Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen. 

·         De website van VSMB maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen  

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden. 

 

5.     Welke rechten heeft u? 

 

  U heeft volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij hebben verzamelend/die u aan ons heeft overgemaakt:  

 

·         Recht op inzage en recht op overdraagbaarheid van de gegevens.  

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te kijken. U heeft het recht om uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van persoonsgegevens, evenals om geïnformeerd te worden over de verwerkingsdoeleinden, de betrokken categorieën van persoonsgegevens, de persoon die toegang krijgen tot uw gegevens en de bewaarperiode van deze gegevens. U heeft het recht om een kopie te krijgen van uw persoonsgegevens, om deze over te dragen of om ons te verzoeken deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.   

·         Recht op rectificatie of recht op gegevenswissing – recht om vergeten te worden  

U heeft het recht om een rechtzetting te vragen wanneer u merkt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn. U heeft eveneens het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Wanneer u uw toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken, kan u deze toestemming op elk moment weer intrekken. 

·         Recht om de verwerking te beperken  

U heeft het recht om een beperking van de verwerking van uw gegevens te verkrijgen wanneer u de nauwkeurigheid ervan betwist, wanneer u zich verzet tegen het wissen ervan en in plaats daarvan een beperking in gebruik eist of wanneer u deze, nadat wij ze niet langer hoeven te verwerken, nog nodig hebt voor het uitoefenen van uw juridische rechten.  

·         Portretrecht  

In dit kader wensen wij u ook te informeren over het portretrecht. Zoals u misschien weet worden er tijdens onze activiteiten of evenementen regelmatig foto's of beeldopnames gemaakt. Bij GDPR hebben wij voor gerichte beelden (beelden waarop de persoon of personen duidelijk herkenbaar zijn) toestemming nodig. Bij niet gerichte beelden (sfeerbeelden) is er geen toestemming nodig, doch kunt u weigeren om op de foto te staan. Daarom vragen wij u expliciet iemand van het bestuur te verwittigen als u niet op een van onze foto's, gerichte en/of niet gerichte beelden of opnames, wilt te zien zijn. 

 

·         Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit 

 Indien u dit wenst, kan u betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit kan op volgend adres : Gegevensbeschermingsautoriteit 

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel 

 of commission@privacycommission.be 

De vier eerstgenoemde rechten kan u uitoefenen door met ons contact op te nemen. Onze contactgegevens kan u terugvinden in het hierboven vermelde onderdeel “De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens”.  

 

6.     Wijziging Privacyverklaring 

 

 VSMB  kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018. 

 


Disclaimer

Every effort has been made to ensure the accuracy of the information provided on the VSMB site.
The use of the information on this website and the associated pages is the user’s own responsibility.
The information is delivered unprocessed. In no event shall VSMB be liable for any damages that would occur as a result from the delivery, operation or use of the information.

Although the information was collected with great care, its correct operation is not guaranteed in any way.

If applicable, the copyright is based on the information provided, which is made accessible through the links provided by the proprietor of the relevant pages.

Privacy

When you sign up for VSMB newsletters or Flashmail, this personal information will only be used to send newsletters by email.
You can unsubscribe any time.

We will not pass or sell your personal information to third parties.